Cartas comerciais são mensagens que as empresas enviam a um cliente, fornecedor ou entidade para abordar questões de negócios. Representam uma importante arma com a qual os empresários podem oferecer produtos e serviços, bem como propor projetos comerciais.
Este tipo de comunicação usa uma linguagem correta e convencional para persuadir o remetente para realizar uma determinada ação. Além disso, existem diferentes tipos de cartas comerciais consoante o tipo de actividade: venda, reclamação, oferta, pedido de informação e publicidade.
Quais são os benefícios das cartas comerciais?
As cartas comerciais permitem que você trate de questões comerciais e são muito úteis nas empresas. Aqui estão os benefícios:
- Faça a apresentação comercial da empresa.
- Solicite informações de clientes ou fornecedores.
- Apresente agradecimentos, reclamações ou reclamações.
- Informar sobre o promoções ou novos produtos.
- Organize reuniões de negócios ou eventos.
- Pose alianças de negócios ou o desenvolvimento de novos projetos.
- Envie comprovante de pagamento e faturas.
- Ofereça respostas a perguntas feitas por clientes ou entidades.
- Envie listagens com preços.
Que características e qualidades deve ter uma carta comercial eficaz?
- Presentes informação completa: A carta deve conter todos os elementos que o remetente deseja transmitir e que permitem uma resposta favorável do destinatário. São necessários: endereço do remetente e do destinatário, referências, data de emissão, saudação, o corpo e um encerramento. Ignorar um item pode causar mal-entendidos.
- Brevidade: as ideias devem ser transmitidas com frases curtas e significativas, para não apresentar um número excessivo de palavras. Além disso, é necessário evitar o uso de palavras e abreviaturas muito complexas que podem dificultar a compreensão da mensagem. Termos simples aumentam a clareza da carta e facilitam a interpretação. Se houver dúvidas sobre o uso de uma palavra, consulte o dicionário.
- Concisão: Os pontos devem ser tratados diretamente sem sair do tema central da carta. A intenção é que o destinatário receba a mensagem no menor tempo possível, evitando tocar em aspectos desnecessários ou redundantes. As frases podem ser curtas ou longas, mas devem ser sempre claras, evitando expressões que não sejam relevantes.
- Divisão do corpo: normalmente, as cartas comerciais têm 3 parágrafos no corpo. O primeiro parágrafo consiste em uma introdução onde as idéias principais ou algumas informações preliminares importantes são expressas. O segundo é a base da carta onde os aspectos relevantes são desenvolvidos e os detalhes são especificados. Por fim, no último terço do corpo, a mensagem é encerrada com a reiteração do pedido de que trata a carta.
- Tom: pessoal, como se você estivesse falando com o destinatário cara a cara. Além disso, é necessário usar expressões gentis e vontade de criar um ambiente amigável. No entanto, você deve manter limites para evitar o envio de uma imagem de falsa bajulação.
- Ortografia: deve estar impecável, evitando manchas ou manchas no caso de letras manuscritas. Uma grafia incorreta indica falta de preparo e pouco conhecimento do idioma, gerando uma imagem negativa do remetente.
- Se a carta se destina a vender um produto ou serviço, ela deve se concentrar no benefícios para o destinatário. As características do produto ficam em segundo plano, o importante é indicar ao destinatário o que ganha ao adquiri-lo.
- Estético: Limpo, atraente e elegante. A escrita é importante, mas você também deve tentar capturar uma boa impressão visual através de uma apresentação impecável. O estilo do corpo depende do redator, podendo escrever em bloco ou com o uso de recuo de parágrafo.
- Sintaxe: As idéias expressas devem estar completamente conectadas para que a letra faça sentido. O uso adequado dos conectores é importante para evitar mal-entendidos na mensagem.
- Aspecto psicológico: O editor deve adaptar a carta à personalidade e caráter do destinatário. Portanto, é importante conhecer os clientes e fornecedores com os quais a empresa se relaciona. Levando em consideração as características do receptor, aumentamos a probabilidade de receber uma resposta.
- Correção: uma carta eficaz é aquela que é enviada ao lugar e à pessoa certos. É importante que, após a redação, o endereço do destinatário seja revisado para evitar mal-entendidos. Além disso, o texto deve ser verificado para corrigir quaisquer erros ortográficos.
