A verificação para uma auditoria em processos de compras não é difícil, desde que os auditores permaneçam dentro das regras para tais processos. Deve-se ter em mente que esta auditoria resulta em alta eficácia operacional e eficiência de custos.
A verificação é baseada em uma lista de relevante importância nos padrões de qualidade ISO 9000, que se referem à redução de custos e prevenção de riscos. Melhorar as funções de cada empresa.
Etapas para verificar os processos de compra com uma lista
A primeira coisa que você deve fazer antes de pensar em fazer uma lista de verificação é identificar quais parâmetros, regulamentos, normas ou manuais de normas e procedimentos devem ser atendidos a fim de ser capaz de julgar se um processo foi bem feito ou não.
Posteriormente, você abrirá um documento em excel e com pelo menos 4 colunas. Na primeira coluna, você se referirá à parte do processo que está revisando, na segunda, aos regulamentos que regulam aquela parte do processo que você está revisando.
Na terceira coluna, você colocará uma lista de verificação, onde colocará se o processo que está revisando está em conformidade ou não com os regulamentos. Agora, para decidir se um processo está ou não em conformidade com os regulamentos, você deve ter a evidência que está tudo bem ou não.
Finalmente, na quarta coluna você colocará o seção de comentários adicionais; Nele você vai expor a localização exata da evidência ou do registro que mostra a não conformidade com a norma que você encontrou.
Depois de ter concluído o processo de revisão, prepare um relatório que explique as anomalias encontradas na referida verificação, que inclua notas de erro detalhadas e sugestões e passos a seguir para sua correção. Monitore regularmente se as ações na referida verificação são realizadas de forma satisfatória.
Desenvolver um programa para o pessoal envolvido em compras, que deve conhecer os regulamentos e saber como aplicá-los. Com ações como essas, você estará ajudando a minimizar erros e desvios durante o processo.
A lista de verificação O que você deve incluir?
A lista de verificação deve incluir os detalhes da unidade administrativa, o número de funcionários, a amostra de registros de processos realizados, os dados da equipe de auditoria e o objetivo da auditoria.
Outro ponto importante é que o pessoal de compras sabe da importância do departamento de compras e suprimentos de uma empresa e que cumprir as normas e políticas da empresa traz benefícios para todos.
As ações corretivas devem apresentar possíveis erros ou problemas, como evitá-los e como resolvê-los. Os resultados devem mostrar o produto final da verificação, para definir a constante diária e o referencial futuro dos acordos decididos.
Provedores deve ser registrado e sujeito aos regulamentos de compra e venda estabelecidas na Lei. Devem possuir as autorizações para fabricar os produtos que promovem às empresas.
Pode ser colocado e mencionado os riscos que deve ser evitado durante o processo de compraMencione também a qualidade dos produtos, as ofertas promocionais, o momento específico de recebimento das compras, entre outros.
Identifique que os processos de verificação em compras não são vulneráveis ou falsificados, pois isso atenuaria os resultados financeiros. Isso afetaria em grandes proporções os produtos adquiridos pelas entidades que solicitaram essas compras.
Exemplo para fazer uma lista de verificação
Os auditores os parâmetros a serem realizados devem ser considerados, tomada das ordens de serviço, promoção dos produtos oferecidos, prazos desde o pedido até a entrega. Devem levar em consideração a distância da empresa que fornece o produto até o local onde é solicitado.
Verificar se os produtos oferecidos e recebidos são iguais, se atendem aos requisitos apresentado nos acordos escritos, em relação à promoção de catálogos de compras.
Para confirmar uma auditoria no processo de compra deve ser revisto sobre o Sistema de Gestão da Qualidade. Portanto, sugere-se a confirmação da legislação em vigor para auditorias. Esses regulamentos fornecerão a base para uma verificação sistemática e completa.
